Administración de Caja
Esta opción le permitirá:
administrar de forma flexible y segura todos los movimientos de Ingreso y Egreso efectuados por los operadores de la farmacia
mantener múltiples cajas (dependiendo de cómo se configure la misma),
efectuar rendiciones de caja y billetera,
consultar en todo momento el estado de las mismas.
visualizar los Depósitos que cancelaron esa Caja.
visualizar los retiros de caja
tener un detalle de los totales con los diferentes medios de pago
Etc.
Al ingresar a este menú verá la siguiente pantalla:
En la misma se detallan cajas pertenecientes a un determinado rango de fechas, con su fecha y hora de apertura y fecha y hora de cierre. Además, podrá visualizar los comprobantes asociados (debajo a la izquierda), si hubo retiros, depósitos, y el monto de cada medio de pago.
En la parte superior, verá una barra de herramientas con diferentes íconos que permiten llevar a cabo distintas funciones explicadas debajo.
También presionando F1 podrá obtener una ayuda de como ejecutar cada función utilizando las teclas del teclado(se podrá cerrar presionando la tecla Esc o al hacer click en Cerrar).
Configuraciones posibles de Caja:
La caja se podrá configurar de acuerdo a las necesidades de cada farmacia.
Es importante tener en cuenta el modo en el que desea configurar la Caja, ya que, a partir de esta configuración, el Sistema se comportará distinto en los diferentes procesos que afecten a la misma.
Configuración según el modo de operación:
Sin registro de Caja: Se refiere al modo actual en el cual solo se lista el detalle de comprobantes emitidos.
Ingreso a Caja por Cobrador: esta configuración se utiliza cuando en la farmacia hay un cajero que es quien se ocupa de abrir caja, cobrar y marcar como cobrados todos los comprobantes que se emiten desde la facturación. Esta configuración lleva asociada otra función, que es la Administración de Cobranzas, pantalla en la cual el cajero confirma los comprobantes que va a cobrar, se marcan como cobrados para que pasen a registrarse en el parte de caja.
Ingreso a Caja por Facturador: Por Facturador se entiende que es aquella o aquellas personas, que además de atender el mostrador de la Farmacia, cobran los comprobantes que efectúan. Cada comprobante facturado quedará directamente registrado en el parte de caja abierto sin necesidad de confirmarlos. Es decir, no pasa por Administración de Cobranzas.
Configuración según Responsable de Caja
Dependiendo la configuración seleccionada (por Cobrador / Facturador), los responsables de las cajas varían, guardándose igualmente el Operador que la crea y la Cierra:
Caja Única:
Este modo mantendrá una única caja en la cual se registran todos los movimientos de los distintos puestos. En este esquema solo podrá existir una caja abierta y todos los comprobantes serán registrados en ella al facturar (Modo Facturador)o al confirmarlos y marcar como cobrados (Modo Cobrador).
Caja por Operador:
Se permitirá mantener una caja por cada operador. Es el caso de pocos operadores, cada uno de los cuales rinde su propia caja. En este esquema los comprobantes serán registrados en la caja del operador que lo está emitiendo o cobrando (según el Modo de ingreso a Caja configurado).
Caja por Terminal:
Se permitirá mantener una caja por cada terminal. Es el caso de distintos puestos, cada uno de los cuales posee su propia caja. En este esquema los comprobantes serán registrado en la caja del puesto que lo está emitiendo o cobrando (según el Modo de ingreso a Caja configurado).
Caja por grupo de Terminales:
Cuenta con esta configuración, que le permite crear Grupos de Terminales que comparten el mismo parte de caja.
Ejemplo: Terminal 2 y terminal 3 al buscar el parte abierto, busca si la terminal se encuentra en un grupo y de ser así asigna el parte abierto por una de las terminales del grupo, sino lo tiene lo crea.
También existen distintas opciones configurables en el Cierre de caja:
Ocultar Detalle de EFECTIVO: Al momento de cerrar la caja, en la ventana de Cierre, no se podrá visualizar el cálculo del sistema de la cantidad de comprobantes en efectivo que se han cobrado, pero si se podrá ver el del resto de los medios de pago.
En estas dos opciones, se podrán ver, en el caso de que lo desee, las comprobantes de los diferentes medios de pagos (excepto efectivo).
Ocultar detalle de TODOS los medios de pago: Al momento de cerrar la caja, en la ventana de Cierre, no se podrán ver el detalle de ningún medio de pago.
Sólo Arqueo Solo Efectivo: Es cuando se selecciona Sólo Arqueo en EFECTIVO. Al momento de cerrar la caja, en la ventana de Cierre, se podrá cargar y controlar solo el efectivo, el resto de los medios de pago, el arqueo lo tomará de las ventas realizadas.
Cuando no se selecciona ninguna de las opciones, al momento de cerrar la caja, en la ventana de Cierre, se podrá visualizar el cálculo del sistema de la cantidad de comprobantes en efectivo que se han cobrado, como así también, del resto de los medios de pago.