Circuito de un pedido
Circuito de un Pedido
Parados sobre el pedido que desea Editar, presionará <Enter> para visualizar todos los productos que forman parte de este.
Vale aclarar que todos los pedidos generados podrán ser editados, hasta que llegue el total de la mercadería pedida a la droguería, marcar algún producto que esté en falta, por ejemplo, etc. Pero no podrá editar un Pedido con Estado FINALIZADO.
Para poder tener un control mayor del Pedido a la hora de pedir podrá:
- Parados sobre el Producto presionar <Ctrl+V>, esto le brindará para un periodo de 30 días, lo que se ha pedido contra lo que se ha recibido.
- Para seleccionar las columnas a visualizar, hacer click en los nombres de las columnas deseadas, se marcarán con un tilde resaltado en celeste.
- Para quitar la selección, hacer click en el nombre de la columna que desea dejar de visualizar y la misma se desmarcará.
Modificar cantidad a pedir
Con las flechas hacia arriba o abajo (o mouse), se puede desplazar por lista de productos contenidos en el pedido. Pulsando la tecla <Enter> sobre el producto deseado, se abrirá una ventana donde podrá editarlo.
En esta pantalla de ejemplo, puede verse que para el producto SERTAL comp.rec X 20, se ha pedido desde la sucursal la cantidad de 12 cajas y 0 Unidades.
Por defecto se queda posicionado en el campo Cantidad, para agilizar el proceso. Bastará que ingrese la nueva cantidad (en este ej. 15), y confirmar dicho cambio presionando Aceptar o <F12>.
Si en cambio lo que se desea, es no pedir dicho producto, deberá presionar la tecla <Supr> sobre el producto, para eliminar el mismo del pedido, o moverlo con <F4> a otro Pedido.
Agregar un producto nuevo al pedido
Cuando se quiere agregar un producto debe presionar la tecla <Insert>, aparecerá una ventana en la que deberá ingresar el nombre del producto, si lo desea puede leer su Código de Barras; luego cargará la cantidad a pedir del mismo, que por defecto será “1”.
El estado del producto será siempre PENDIENTE para poder luego decidir, por ejemplo, a que Proveedor lo asigno, etc. Pero, una vez que se haya Recibido el Pedido, ya sea Parcial o Totalmente, no podrá incorporar nuevos Productos al Pedido actual.
Asignar Proveedor
Para realizar la asignación de Proveedores lo que debe realizar es seleccionar uno a uno los productos con la <Barra Espaciadora> o presionar <Ctrl+M> para marcar Todos, luego presionará <F2> para que de esta forma se abra la ventana en la que se elegirá el Proveedor deseado.
Mismo Producto, Varios Proveedores
En el caso de querer cargar el mismo para otro proveedor puede hacerlo desde la carga normal de producto (<Insert>), especificando el otro Proveedor.
Parados sobre el producto y presionando <Ctrl+F2>, se abrirá una ventana en la que cargará el Proveedor con la cantidad a Pedir deseada. Presionando la <Flecha hacia Abajo> ira habilitando en la grilla más registros para cargar otros proveedores con la cantidad correspondiente.
Importante |
Debe tener en cuenta que, si el Proveedor no se encuentra habilitado desde el Padrón, para trabajar con Pedido no lo visualizará. Como así también, si no se le asocia un formato, no se le generará un archivo de pedido. |
Mover Productos
Esta opción permite mover Productos a otro Pedido (Cerrado o Abierto) para que sea Pedido a Droguería en otra oportunidad. Podrá pasar productos:
Excluidos: es decir que no se desean pedir ahora sino más adelante;
Recibidos con Diferencia: Si la cantidad recibida es menor a la pedida, esa diferencia puede enviarse a otro Pedido.
No Recibidos: Productos que fueron pedidos a Droguería y no fueron enviados por la misma;
El producto que sea movido a otro pedido dejará de visualizarse en el pedido original. Al momento de realizar el movimiento se mostrará una ventana en la que podrá seleccionar el pedido cerrado en el cual desea pasar el producto.
Solicitar Supervisión
Esta opción permite, para el caso de estar configurado con el manejo de Supervisión, pedir la aprobación del Auditor para poder realizar el Pedido a Droguería, ya que, trabajando en este modo, no podrá pedir hasta que sea aprobado el Pedido que ha sido Cerrado.
Una vez que el pedido está aprobado, el operador solo podrá Pedir, no podrá editar cantidades, cambiar proveedores, agregar nuevos productos, mover productos a otro pedido, etc., ya que el Supervisor es el que define, edita y confirma lo que se va a pedir a Droguería.
Pedir a Droguería
Este proceso se puede realizar de diferentes maneras:
Al tener ya los Proveedores asignados, si estos poseen los formatos de archivo definido (Archivo/Proveedores), desde
Exportar Archivo, solo deberá seleccionar el formato y se marcarán los productos con estado PEDIDO y se generará el archivo.
La otra opción es seleccionar (<Barra Espaciadora>) los productos que desea pedir, o filtrar los mismos, y luego seleccionar Pedir a Droguería <F7>.
Si desea pedir todo, o también algunos pedidos, pero a diferentes formatos, al presionar <F7>, se generará el archivo correspondiente al formato de cada proveedor.
Para cualquier sea el caso, si los productos poseen Unidades, aparecerá una ventana advirtiendo esta situación, ya que No es posible pedir unidades a la Droguería, y preguntará si desea pedir solo las Cantidades enteras, o cancelar, y corregir manualmente las mismas.
En el caso de que no haya inconvenientes con las cantidades, se visualizará (para opción 2 y 3) una ventana en la que podrá ver: la cantidad de Productos y la cantidad total de cajas a Pedir, la opción de Exportar el Archivo, y el directorio donde se guardará el mismo (pudiendo editar el mismo y grabándose por puesto).
Los archivos que pueden ser generados son los de las Droguería:
20 de Junio – Acofar – Argentina – Babelito – Barracas – Cofaral – Cofarsur – Coop. Farmaceutica del Litoral – Coop. Farmaceutico Mendoza – Datafarma – Del Puente – Del Sud – Drogueria Sur – Drogmar – Farma del Centro – Globalfarm – Kellerhoff – Monroe – Speedmed – Suiza Tucuman – Suiza Argentina
De esta manera el estado del producto pasará a ser PEDIDO.
Pedidos a Droguerías con sistema Quantio integrado desde 25
Para el caso de tener configurado al Proveedor con Sistema Quantio, al momento de pedirle este realiza la consulta directamente con el Sistema Quantio, creando un comprobante PD (Pedido) con la cantidad solicitada.
Podrá igualmente controlar el Stock del producto en Quantio en ese momento antes de confirmar el pedido, presionando las teclas <Ctrl+S>, de esta manera contará con más información como para no pedir demás a la droguería o contactarse con ellos de ser necesario.
En el caso de no tener cantidad suficiente ya será informado, decidiendo si desea generar un nuevo pedido con las diferencias. Debe tener en cuenta que los productos que no cuenten con Stock no se incluiran en el Pedido, para que de esta manera ustedes puede elegir solicitarlos a otro proveedor si lo desea.
Importante |
En el caso de contar además con la Supervisión de Pedido, la fecha del Pedido Online en Quantio será la fecha de Aprobación del Pedido por el Auditor, no la fecha en la que se realiza en si el Pedido en la Farmacia. |
Control de Presupuesto
Tener en cuenta que, si se tiene configurado el control de Presupuesto de Compra, puede darse el caso que al momento de Pedir le advierta que no puede realizar el Pedido (de todos o algunos productos) ya que el importe para ese Tipo de Gasto/Rubro supera el importe asignado por la Auditoria de la Farmacia. Deberá o sacar algunos productos a pedir, es decir pedir una selección o comunicarse con el Auditor para que él tome la decisión del Pedido.
Esta modalidad se utiliza para poder controlar que las Farmacias no compren más productos de lo presupuestado, y de esta manera tener un mayor control de lo que se pide.
Recibir de Droguería
Luego que los productos sean recibidos podrá registrar los mismos para controlar la recepción de la droguería/proveedores.
Al presionar <F8> se abrirá la ventana con todos los productos que están Pedidos a la Droguería. Aquí deberá ir editando las cantidades; podrá con <Ctrl+R> ir marcando los productos recibidos, o con <Ctrl+F> los productos faltantes.
Importante |
Tener en cuenta que, dependiendo la configuración de 25, quizás solo vea la opción de marcar faltantes, esto es para evitar malos manejos y evitar que se carguen en Stock desde acá productos, o se marquen como Recibidos, si es que la recepción se realiza desde la carga de las Facturas de Compra. |
Al modificar la cantidad recibida, dependiendo de esta los Estados del Producto podrán ser:
Recibido;
Recibido con Diferencias: En el caso que la cantidad pedida sea distinta a la pedida;
No Recibido: Si un producto no vino en el pedido enviado por droguería/ proveedores (con cantidad igual a “0”);
Nota: En el caso de estar configurado con la Supervisión de Pedido, al tener productos no recibidos, el Supervisor podrá asignárselo a otro proveedor de ser necesario;
Recibido no Pedido: Se recibió un producto que no fue pedido, para agregar el mismo deberá presionar la tecla <Insert>, ingresar el mismo y la cantidad;
Recibir Stock con Vencimiento
Para los productos que llevan este control, tendrá que aparte de los campos cantidad y costo, ingresar el Lote al que pertenece el mismo (si no existe se creará uno nuevo con su correspondiente fecha de vencimiento).
Recibir Producto Trazable
Al realizar la recepción, pedirá el Lote, la fecha de vencimiento, Nro. de Serie y Costo. Al confirmar el Stock, se realizará el informe a la ANMAT; podrá administrar las transacciones desde Stock/Trazabilidad.
Tiene la posibilidad de además (si el operador tiene derechos) realizar recepciones de productos que son trazables, pero que vienen sin traza. Para ello en la ventana de edición del Producto tendrá que presionar las teclas <Ctrl+S>, de esta manera solo se solicitará la Cantidad, Unidades y costo.
Al confirmar como en Stock, deberá registrar los datos del origen del medicamento ya sea que registre o no la Compra, (GLN origen, CUIT origen, Entidad Origen). Si el Proveedor fue asignado al Producto al momento de pedirlo, y los datos están cargados en el Padrón del mismo, se cargarán automáticamente. Una vez completados los datos se generarán los movimientos pendientes para ser informados posteriormente a la ANMAT y que se confirme o no el Alta.
Al presionar Aceptar, preguntará si desea confirmar la actualización.
Debe tener en cuenta que no podrá eliminar del Pedido Productos Recibidos, pero si mover las diferencias a otro Pedido.
Si se está configurado el Sistema, luego de esto se preguntará si desea Registrar el Comprobante de compra (Administración de Compra).
Importante |
Es importante el tener en cuenta que, si se tiene configurado la actualización del Precio de Venta, a partir del Costo del Producto, se actualizará el Costo en el padrón recalculándose el Precio de Venta siempre y cuando la Factura de Compra sea registrada y el margen cargado sea mayor a 0,00. |
Desde esta opción podrá cargar los archivos de respuestas que se descargan de la Web de las Droguerías (por ahora solo formato Barracas y Del Sud). Dependiendo como se encuentre configurado el Administrador de Plex 25 será el manejo del mismo.
Al ingresar a la opción, ingresará el formato que desea cargar, y luego el archivo en sí.
Dependiendo como está configurado se registrarán los productos de la siguiente manera:
Siempre: se registran siempre los productos confirmados, y los faltantes del archivo.
Confirmar: los productos confirmados (según el archivo) solo se registran si el Usuario así lo desea.
Nunca: los productos confirmados (según el archivo) no son registrados nunca.
Se debe tener en cuenta que por archivo no se podrán dar de alta los productos trazables.
Carga de Comprobante de Compra
Si no realizo la carga al registrar la Recepción del pedido, podrá realizarlo desde el botón. Antes que nada, se debe tener en cuenta que esta operatoria será habilitada/visualizada si se encuentra configurada desde el Administrador de Plex 25.
Presionando <F10> se visualizará una grilla en la parte inferior de la pantalla, moviéndonos sobres los productos, verá si los mismos se encuentran afectados por un comprobante de Compra o están Sin Registrar.
Se pedirán los datos de la FC. Si los datos de la FC ya fueron ingresados, se advertirá de dicha situación al Operador, puede darse el caso de que deba continuar cargando los productos de una FC que quedo pendiente.
Envío a Sucursales
Con esta opción usted puede convertir el pedido (ya sea total o parcial) en un movimiento entre sucursales.
Deberá seleccionar los productos y presionar <Ctrl+E>, a continuación, el sistema le preguntará si desea transformar el pedido en un movimiento entre sucursales.
Se presentará una ventana en la que podrá cargar otros productos, editar las cantidades o eliminar productos. Luego de Aceptar el envío, deberá elegir que desea hacer con los Productos del Envío:
Dar de Baja del Stock
Incluir Productos en el Pedido Activo
Generar Archivo
Ver Listado
Por último, tendrá la posibilidad de generar el Resumen y/o el Remito de Transito del Envío; a su vez podrá realizar está acción por el botón 
o las teclas <Alt+I>.
Importante |
Debe tener en cuenta que, si tiene configurado control de Stock, no podrá enviar productos del cual no posea el mismo. Como así tampoco podrá enviar productos Trazables. Y además no se podrá enviar unidades, si lo desea debe configurar Plex 25 para poder enviarlas. |
Finalizar
Desde esta opción se dará por Finalizado el circuito del Pedido, debe tener en cuenta que luego de Finalizado, no podrá realizar ninguna modificación más al mismo, ni volver atrás. Por lo tanto, si debe mover algún producto a otro pedido, o realizar alguna modificación, deberá realizarla antes de Finalizar el mismo.
Imprimir Pedido
Desde esta opción podrá imprimir o exportar, un listado completo con los productos que integran el pedido. Para que sea impreso se deberá hacer clic sobre el icono correspondiente.
Teniendo en cuenta que si se realizó algún tipo de Filtro (Proveedor, Laboratorio, estado, rubro, Selección), solo se imprimirán los productos que cumplen con las condiciones que se han seleccionado en los respectivos filtros.